Le frodi sulle note spese rappresentano una sfida significativa per le aziende di ogni dimensione. Un’analisi di SAP Concur rivela che una parte consistente delle irregolarità deriva da sviste e abitudini consolidate, ma il rischio di comportamenti fraudolenti intenzionali aumenta quando si affievolisce il legame tra dipendente e azienda.
Un problema costoso
Secondo l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), in media il 5% dei ricavi annuali di un’azienda viene perso a causa di azioni fraudolente, con una perdita media di entrate che supera i 90mila euro all’anno.
Le cause del fenomeno
La ricerca di SAP Concur offre un’analisi approfondita sugli atteggiamenti nei confronti delle frodi sulle spese, evidenziando i rischi e le sfide che i finance manager e i travel manager devono affrontare. Il report mette in luce dati interessanti, come il tempo e il denaro investiti per contrastare questo fenomeno, i metodi più comuni utilizzati per manipolare una nota spese e il ruolo crescente dell’intelligenza artificiale nei sistemi di rilevamento delle frodi.
La collaborazione tra team tech e finance
In un contesto di crescente incertezza economica, caratterizzato da conflitti geopolitici e stagnazione del commercio globale, il rischio di frodi è in aumento. A questo si aggiunge la diffusione di tecnologie come l’Intelligenza Artificiale generativa che facilita la falsificazione di ricevute di spesa. Per affrontare il problema, le aziende possono adottare un approccio strutturato e collaborativo, in cui le funzioni tecnologiche e finanziarie lavorano insieme per ridurre i rischi operativi.
Le tre aree chiave di intervento
- Prevenzione attraverso il controllo automatizzato: Implementare sistemi che automatizzano la registrazione delle spese – come l’integrazione diretta di transazioni da fornitori di trasporti e viaggi aziendali (es. Uber) – aiuta a eliminare la possibilità di manipolare ricevute. Inoltre, tecnologie avanzate possono notificare e persino bloccare pagamenti non conformi alle policy aziendali, riducendo il rischio di spese fraudolente.
- Rilevamento tempestivo con l’intelligenza artificiale: Nei casi in cui la prevenzione non è sufficiente, è fondamentale dotarsi di strumenti avanzati di rilevamento. L’AI, analizzando grandi set di dati, può identificare schemi e anomalie che potrebbero sfuggire ai controlli tradizionali. Questo non solo aiuta a individuare casi di frode, ma libera tempo prezioso per gli auditor, consentendo loro di concentrarsi su attività strategiche.
- Aggiornamento continuo dei sistemi di controllo: Con l’evolversi delle politiche aziendali – ad esempio, l’introduzione di rimborsi per spese legate al lavoro ibrido, come Wi-Fi o monitor aggiuntivi – anche i sistemi antifrode devono adattarsi. Una revisione periodica delle regole e dei limiti configurati nei sistemi digitali garantisce che qualsiasi nuova forma di abuso venga tempestivamente individuata e affrontata.
Un investimento per il futuro
La lotta alle frodi è un impegno costante per le aziende, ma adottando un approccio strategico che combini prevenzione, rilevamento e aggiornamento continuo, è possibile ridurre significativamente le perdite e rafforzare la sicurezza finanziaria. Con l’incertezza economica all’orizzonte, il momento di agire è adesso.